FAQ

Zde odpovídáme na nejčastější otázky příjemců, které dostáváme. Tuto část budeme v průběhu programu na základě vašich dotazů pravidelně aktualizovat.  Detailní informace najdete v Příručce pro příjemce a v Průvodci vyúčtování, které jsou ke stažení v sekci Dokumenty pro příjemce. 

Kontakty na vaší koordinátorku i další členy programového týmu naleznete přímo na stránkách programu, viz Kontakty

REALIZACE A MONITORING PROJEKTU

Jak reportovat výstupy online akcí projektu? +

Online akce je třeba doložit způsobem, který jednoznačně prokáže, že tato akce proběhla. Jako náhradu prezenčních listin doporučujeme zvážit registraci účastníků na seminář prostřednictvím online formulářů, vyplněných zpětných vazeb na akci apod. Případně lze doložit i elektronický záznam události (printscreen obrazovky apod.), ze kterého bude patrný počet účastníků. 

U některých výstupů je zároveň nutné sledovat podrobnější členění ukazatele (kategorie), jako je např. pohlaví, věk či etnická příslušnost účastníků akce. (viz dále)

Jak máme v monitorovacích zprávách dokládat data k ukazatelům jako je pohlaví, věk či etnická příslušnost? +

V souladu s Plánem dopadů, který je přílohou vaší grantové smlouvy (Příloha č. 3), je nutné u vybraných výstupů doložit podrobnější data (kategorie) daného ukazatele. Některá tato data získáte ze stejných zdrojů, kterými dokládáte realizaci aktivit (např. prezenční listiny v případě kategorie pohlaví účastníků), u jiných kategorií doporučujeme nástroje a metodiky, které běžně v praxi vaší organizace užíváte. Pro sběr citlivých údajů (např. etnicity) je pro nás dostatečný například kvalifikovaný odhad. S citlivými údaji musí být vždy zacházeno v souladu s GDPR.

Zdroje pro ověření těchto dat nám zasílat nemusíte, nicméně musíte být schopni na vyžádání doložit hodnoty, které uvedete v monitorovacích zprávách. 

 

Jaký formát souborů odpovídá požadavku otevřených dat? Je otevřeným strojově čitelným formátem video? +

U definice strojově čitelných dat vycházíme ze znění zákona o svobodném přístupu k informacím (viz níže), který nevyjmenovává konkrétní formáty souborů. V praxi se jedná o takové formáty, ve kterých je možné snadno vyhledávat a dále třídit konkrétní informace prostřednictvím počítačových softwarů, zpravidla tedy půjde o tabulky nebo jiné dokumenty (např. xls, csv…). V tomto smyslu video nepovažujeme za strojově čitelný formát. 

Formou otevřených dat je třeba doložit výstupy projektu jako jsou analýzy, výzkumy, metodiky apod.

  • 3 odst. 7 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím: „… formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury.“
Musíme výkaz práce vyplňovat měsíčně nebo jej stačí vyplnit za celé monitorovací období? +

Pracovní výkaz není nutné tisknout a podepisovat po měsících, ale stačí vždy za sledované monitorovací období. Výjimka platí u individuální dobrovolnické činnosti, pro kterou se výkaz tiskne a podepisuje měsíčně. U hromadného dobrovolnictví je nutný jeden výkaz na akci/událost/výpomoc.                                                                                                                                                                                                                                                                       

FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU

Je průměrný měsíční kurz eura oficiální údaj České národní banky? Kde jej najdeme? S kolika desetinnými místy máme u kurzu počítat? +

Průměrný měsíční kurz ČNB je oficiální údaj, který zveřejňuje Česká národní banka na svých stránkách vždy zpětně k předchozímu měsíci. Najdete jej v sekci Kurzy devizového trhu – měsíční průměryKurz vždy uvádíte na desetinná místa podle ČNB (tj. max 3 des. místa).

Původně jsme měli v rozpočtu vyčleněny náklady pro dvě osoby. Je možné tyto položky v rozpočtu kumulovat a vyplatit celou částku jedné osobě? +

Ano, kumulace pracovních úvazků je možná. Náklady na obě pozice je třeba vykazovat v souladu s názvem pozice uvedené v rozpočtu. Je třeba mít na mysli, že zaměstnanec nemůže v organizaci příjemce grantu a zároveň v organizaci partnera projektu pracovat na více než 1,2 úvazku, přičemž do tohoto úvazku se započítávají všechny pracovní úvazky (činnosti) zaměstnance v obou organizacích bez ohledu na zapojení do projektu.

Je změna úvazku mezi členy realizačního týmu změnou projektu? Musíme ji hlásit, pokud nedojde ke změně výše osobních nákladů? +

Pokud nedojde ke změně celkové sumy v kapitole osobních nákladů, je změna v rozložení úvazků mezi plánované členy realizačního týmu změnou nepodstatnou. Avšak i takové změny doporučujeme předem konzultovat s programovým týmem, aby nedošlo k mylnému vyhodnocení povahy změny projektu.

Je možný přesun nákladů mezi kapitolami rozpočtu (například při změně pracovního poměru člena týmu z OSVČ na DPP)? +

Ano, přesuny mezi kapitolami jsou možné. Podle celkové výše přesunu může jít o změnu podstatnou nebo nepodstatnou. Je třeba myslet také na to, že při přesunu z kapitoly Osobní náklady dojde ke snížení možného čerpání nepřímých nákladů projektu. 

Jak postupovat v případě, že dojde ke změně názvu položky rozpočtu? +

Po konzultaci této změny s vaší koordinátorkou programu postupujte analogicky jako v případě změny rozpočtu dle Průvodce k vyúčtování (sekce 2. Změna rozpočtu). V případě změny názvu položky přidejte nový řádek, do kterého uvedete nový název položky. Původní položku vynulujte ve změnové části rozpočtu (případně lze částku ponížit na výši reálného čerpání) a zbývající částku na tuto novou položku přesuňte. 

 

Jaká jsou kritéria pro výběr dodavatele služeb a subdodávek? +

Pro nákup zboží, služeb či subdodávek, které jsou součástí rozpočtu, platí povinnost provést průzkum trhu dle kapitoly 4. 4 Příručky pro příjemce. Kritéria pro výběr dodavatele služeb si vždy stanovuje příjemce grantu, zároveň je musíte evidovat a být schopni doložit. Cena tedy nemusí být tím jediným nebo zásadním kritériem, pokud jsou jiné aspekty spolupráce pro vás zásadnější. Samozřejmě je zapotřebí mít stále na paměti hospodárnost rozpočtu.

Musíme u nákladů do 40 000,- Kč srovnat tři nabídky? +

U nákladů do 39 999,- Kč (včetně DPH) je provedení průzkumu trhu pouze doporučeno. U dokládání nákladů je třeba postupovat v souladu s kapitolou 4.4 Příručky pro příjemce.

Musí být proveden průzkum trhu u osoby realizačního týmu, která je zahrnuta v rozpočtu ve službách (OSVČ)? +

Bude-li se jednat prokazatelně o osobu, která je identifikována jako právoplatný člen realizačního týmu, nikoliv jako zajištění dodávky služby, průzkum trhu se nepožaduje.

Musí být uzavřena smlouva se členem realizačního týmu, který je v rozpočtu uveden ve službách (OSVČ)? +

U osob, které tvoří realizační tým (kapitola rozpočtu Služby), je povinné uzavření smluvního vztahu. Nemusí se jednat vždy jen o Mandátní smlouvu, je např. možná Smlouva o dílo nebo Smlouva o spolupráci. Při volbě typu smlouvy je třeba vždy zohlednit obsah plnění. Smlouva může být uzavřena na dobu délky realizace projektu, kdy bude v plnění specifikován max. celkový rozsah počtu hodin za projekt a sazba v Kč, nebo fixní měsíční počet hodin a sazba v Kč (dle parametrů vašeho rozpočtu).

Je možné spolufinancovat projekt prostřednictvím dobrovolnické činnosti dodatečně, ačkoli jsme ji neměli uvedenou v rozpočtu? +

Ano, tato možnost existuje. Jednalo by se o podstatnou změnu projektu. Jako příjemce jste oprávněni v průběhu realizace projektu změnit zdroje spolufinancování v porovnání s předpokládanými zdroji, které jste uvedli v žádosti o grant. Nový zdroj financování musí splňovat podmínky způsobilosti dle kapitoly 4.3 Příručky pro příjemce.

Může na projektu zastávat dobrovolnickou činnost i člen realizačního týmu? Pokud ano, je v tomto případě třeba doložit jeho dobrovolnickou smlouvu a následně výkazy práce? +

S výjimkou řádně odůvodněných případů, nelze do in-kind zahrnovat dobrovolnou práci členů realizačního týmu příjemce/partnera projektu, kteří jsou na projektu zaměstnáni plným úvazkem. Není vyloučen souběh pracovního poměru a dobrovolnické činnosti u jedné osoby, pokud bude vše průkazně doložitelné a pokud bude dobrovolnická činnost probíhat nad rámec vykonávání řádné pracovní náplně (a mimo řádnou pracovní dobu). S danou osobou je třeba mít zvlášť uzavřený vztah pracovněprávní a na dobrovolnickou činnost. Ke každé činnosti bude samostatně veden příslušný typ výkazu práce/dobrovolnické činnosti. Ve vyúčtování budou obě položky vykazovány zvlášť. Zároveň platí, že přesčas u člena realizačního týmu nelze považovat za dobrovolnickou činnost. 

Musíme pojistit (proti požáru a krádeži) veškerý majetek pořízený v rámci projektu? +

Povinnost pojištění se týká majetku, který byl pořízen v rámci realizovaného projektu (bez vlivu na to, zda byl hrazen z grantu nebo ze spolufinancování). Postačí, pokud příjemce/partner má uzavřenou smlouvu na pojištění na organizaci jako celek, která kryje pojistné události krádeže a požáru. Nepožadujeme nutnost uzavření pojistného vztahu na vybavení jen pro potřeby samostatného projektu.

ZMĚNY V PROJEKTU

Jak máme postupovat v případě nepodstatné změny v projektu? +

Nepodstatnou změnu doporučujeme konzultovat před její realizací (zejména tehdy, pokud máte pochybnosti, zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou).

V případě, že neoznámíte tyto změny před jejich realizací, jste povinni o nich informovat a stručně popsat všechny schválené i neschválené nepodstatné změny v nejbližší monitorovací zprávě (průběžné či závěrečné) a doložit je souvisejícími přílohami/doklady.

Jak zažádat o změnu čísla účtu? +

Jde o nepodstatnou změnu projektu, kterou je příjemce povinen nahlásit neprodleně po uskutečnění změny, viz kapitola 5.2 Příručky pro příjemce. Nový účet je třeba doplnit do Grantysu v sekci Informace o žadateli, Bankovní účty. Starý účet nemažte, pouze přidejte nový. Poté informujte koordinátorku o změně a k emailu přidejte oficiální žádost o změnu účtu podepsanou statutárním zástupcem vaší organizace. Koordinátorka následně provede a zaznamená úpravu účtu v Grantysu.

Je možné upravit jednotlivé aktivity projektu? +

Upravit jednotlivé aktivity lze. Podle povahy úpravy aktivity půjde buď o podstatnou či nepodstatnou změnu projektu, viz kapitola 5. Příručky pro příjemce. Každou změnu aktivity projektu konzultujte předem s vaší koordinátorkou, aby bylo možné vyhodnotit, o jakou změnu se jedná a podle toho dále postupovat.

V případě nepodstatné změny se zpravidla jedná o drobnou úpravu aktivit či změnu harmonogramu jednotlivých aktivit (nejedná se o zkrácení či prodloužení celkové doby realizace projektu), takováto změna výrazně neovlivní dosažení cílů projektu, týká se pouze dílčích úprav projektu a nedotkne se povinností uvedených v grantové smlouvě.

Vzhledem k aktuální situaci (COVID-19) musíme změnit některé aktivity projektu, některé akce proběhnou online a některé se neuskuteční (například návštěva lektora ze zahraničí). Co bude třeba doložit ke změně projektu? +

Konzultujte změnu s koordinátorkou. Postup je shodný jako při jakékoliv jiné podstatné/nepodstatné změně dle kapitoly 5. Příručky pro příjemce. Do vysvětlení popisu změny je žádoucí uvést okolnosti změny, tedy v tomto případě COVID-19, vliv změny na další projektové aktivity, milníky a cíle projektu.

PUBLICITA PROJEKTU

Jaká jsou pravidla pro publicitu online akce (např. přednášky) či podobné události? +

Pravidla publicity na online akci se nijak neliší od prezenčních akcí. Pokud budete připravovat pozvánku na akci online, vztahují se na ní běžná pravidla popsaná v Grafickém manuálu.

Jaké jsou podmínky pro vytvoření webových stránek projektu? Do kdy musí stránky vzniknout? +

Projekty podpořené částkou 150 000 eur a vyšší (tj. příjemci systémových grantů) musí mít vlastní samostatné webové stránky projektu (web, webová prezentace). Projekty podpořené nižší částkou musí mít vlastní webovou (pod)stránku, která může být součástí již existujícího webu podpořené organizace. Webová stránka / web musí obsahovat základní informace o projektu v češtině a v angličtině.

Termíny vytvoření samostatného webu souvisí s harmonogramem aktivit vašeho projektu a komunikačním plánem. Doporučujeme, aby web nebo webová stránka projektu vznikla v 1. čtvrtině projektu, nejdéle do 6-ti měsíců od jeho zahájení. Do doby vytvoření webu, resp. po celou dobu projektu, uveďte informaci o projektu a jeho podpoře, vč. příslušných log na vašem webu /webu partnera projektu.  Webové stránky je také třeba pravidelně aktualizovat. (viz Příručka pro příjemce, kapitola 7.1 Povinnosti příjemce v komunikaci.)

Konsorcium

Přihlášení k newsletteru