FAQ pro příjemce

Zásadní při otevírání dat je vycházet primárně z principu, že otevřená data jsou volně přístupná na webu jako datové soubory ke stažení ve strojově čitelném a otevřeném formátu (tedy formátu CSV, XML, JSON, RDF a jiné s otevřenou specifikací). U definice strojově čitelných dat vycházíme ze znění zákona o svobodném přístupu k informacím (viz níže). Dále je třeba zajistit podmínky k užití těchto dat. Měli byste tedy zveřejnit úplný obsah databáze pro nejsnazší strojové zpracování dat. Formát i metadata by měly co nejvíce splňovat otevřené formální normy. Další informace najdete například zde.

Formou otevřených dat je třeba doložit výstupy projektu jako jsou analýzy, výzkumy, metodiky apod.

• 3 odst. 7 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím: „… formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury.“

Za organizace občanské společnosti jsou ve smyslu programu Active Citizens Fund považovány instituce, nevládní organizace a neformální skupiny, které projevují zájmy a vůli občanů a vytvářejí prostor pro dialog mezi občany, státem a byznysem, a které nebyly založeny primárně za účelem zisku (např. vzdělávací instituce, nejrůznější spolky, profesní komory, sociální podniky atd.).

U definice veřejné instituce vycházíme ze stanoviska Ústavního soudu, který charakterizuje veřejné instituce dle těchto kritérií:

1. a) způsob vzniku (zániku) instituce (nevznikla-li instituce soukromoprávním úkonem, jedná se o instituci veřejnou),
2. b) hledisko osoby zřizovatele (je-li zřizovatelem instituce stát, jedná se o veřejnou  instituci),
3. c) subjekt vytvářející jednotlivé orgány instituce (pokud dochází k vytvoření orgánů instituce státem, jedná se o veřejnou instituci),
4. d) existence či neexistence státního dohledu nad činností instituce (pokud existuje státní dohled nad institucí, jedná se o veřejnou instituci) a 
5. e) veřejný nebo soukromý účel instituce (vznikla-li instituce za veřejným účelem, jedná se o veřejnou instituci); 

Prostřednictvím těchto kritérií je pak nutno zkoumanou instituci posuzovat a podle výsledku dojít k závěru o její veřejné či soukromé povaze.

V souladu s Plánem dopadů, který je přílohou vaší grantové smlouvy (Příloha č. 3), je nutné u vybraných výstupů doložit podrobnější data (kategorie) daného ukazatele. Některá tato data získáte ze stejných zdrojů, kterými dokládáte realizaci aktivit (např. prezenční listiny v případě kategorie pohlaví účastníků), u jiných kategorií doporučujeme nástroje a metodiky, které běžně v praxi vaší organizace užíváte. Pro sběr citlivých údajů (např. etnicity) je pro nás dostatečný například kvalifikovaný odhad. S citlivými údaji musí být vždy zacházeno v souladu s GDPR.

Zdroje pro ověření těchto dat nám zasílat nemusíte, nicméně musíte být schopni na vyžádání doložit hodnoty, které uvedete v monitorovacích zprávách. 

Zapojení do aktivit projektu předpokládá alespoň minimální projev aktivity (aktivního vstupu nebo jednání konkrétní osoby / skupiny osob), který lze nějakým způsobem evidovat či zaznamenat. Např. se může jednat o účast na diskusi, workshopu, podpis petice, vyjádření k návrhu vyhlášky. Naopak adresáty emailu či letáčku (jako pasivní příjemce informace) nelze vnímat jako lidi aktivně zapojené do aktivit projektu (počty oslovených lidí lze ale případně vykázat v rámci komunikačních cílů projektu). Zapojení se dále liší mírou zapojení cílové skupiny na škále 2-5 (viz tabulka v Příručce pro žadatele).

Počet lidí zapojených do aktivit projektu je nutné doložit prostřednictvím “Zdrojů ověření”, viz Tabulka dopadů – uvedené zdroje lze rozšířit dle vlastního uvážení a s ohledem na povahu aktivit, kterými budete programový cíl naplňovat. Do programového cíle nemohou být započítáni zaměstnanci žadatele ani zaměstnanci jeho projektových partnerů (jedinou výjimkou jsou projekty podpořené základním grantem ve výsledku 5).

Online akce je třeba doložit způsobem, který jednoznačně prokáže, že tato akce proběhla. Jako náhradu prezenčních listin doporučujeme zvážit registraci účastníků na seminář prostřednictvím online formulářů, vyplněných zpětných vazeb na akci apod. Případně lze doložit i elektronický záznam události (printscreen obrazovky apod.), ze kterého bude patrný počet účastníků. 

U některých výstupů je zároveň nutné sledovat podrobnější členění ukazatele (kategorie), jako je např. pohlaví, věk či etnická příslušnost účastníků akce. (viz dále)

Vhodné zdroje ověření pro ukazatel V1.2 je spíše školení, vzdělávání nebo účast např. na kulatém stolu se zástupci samosprávy apod.. U těchto aktivit lze vyhodnotit stav před a po akci formou zpětné vazby atd.. Příspěvky na sociálních sítích mají často charakter spíše informativní a čtenář může často zůstat pasivní. V některých případech se u tohoto ukazatele dá uvažovat o započtení například reakcí na příspěvky na sociálních sítích (tzn. člověk si ho nejen přečte, což sleduje právě dosah příspěvku, ale jakkoliv na něj zareaguje – komentář, like, apod.). Primární cíl ukazatele je však spíše vzdělávací, takže ukazatel určitě nelze plnit pouze příspěvky na sociálních sítích.

Pakliže se koupí licence na dobu neurčitou, je způsobilým nákladem. Pokud se koupí na dobu určitou, je to způsobilý náklad pouze po dobu trvání projektu. Vše za předpokladu, že ke koupi došlo po termínu zahájení realizace projektu.

Náklad musí vzniknout a zároveň být uhrazen v době trvání projektu. Ve výjimečných případech může být náklad projektu uhrazen do 30 dní od ukončení projektu. 

Výjimečným případem se rozumí situace, kdy příjemce nemohl ovlivnit datum uhrazení nákladu v době realizace projektu a k jeho úhradě došlo do 30 dní od ukončení projektu (např. vystavení faktury za telefon k poslednímu dni realizace projektu, kterou obdržíte v následujícím měsíci po ukončení projektu; mzdy za poslední měsíc realizace projektu uhradíte v následujícím měsíci; poslední den realizace projektu máte závěrečnou konferenci – faktura za pronájem prostor je vystavena poslední den realizace projektu, ale obdržíte ji v následujícím měsíci po ukončení projektu apod.). Mezi výjimky nezapadá situace, kdy doklad k úhradě (např. faktura) vznikl v době realizace projektu a příjemce jej mohl uhradit v době realizace projektu, k úhradě však došlo až v následujícím měsíci. Posouzení jiných případů jako výjimečných je pouze a plně v kompetenci Zprostředkovatele fondu a nelze jej nárokovat.

Období způsobilosti nákladů je stanoveno v grantové smlouvě a je vymezeno obdobím realizace projektu, tj. oprávněné jsou náklady, které vzniknou v období mezi prvním a posledním dnem realizace projektu. Ve výjimečných případech jsou oprávněné náklady, na které byl účetní doklad vystaven v posledním měsíci realizace projektu, a byly uhrazeny do 30 dní od ukončení projektu.

Výjimečným případem se rozumí situace, kdy příjemce nemohl ovlivnit datum uhrazení nákladu v době realizace projektu a k jeho úhradě došlo do 30 dní od ukončení projektu (např. vystavení faktury za telefon k poslednímu dni realizace projektu, kterou obdržíte v následujícím měsíci po ukončení projektu; mzdy za poslední měsíc realizace projektu uhradíte v následujícím měsíci; poslední den realizace projektu máte závěrečnou konferenci – faktura za pronájem prostor je vystavena poslední den realizace projektu, ale obdržíte ji v následujícím měsíci po ukončení projektu apod.). Mezi výjimky nezapadá situace, kdy doklad k úhradě (např. faktura) vznikl v době realizace projektu a příjemce jej mohl uhradit v době realizace projektu, k úhradě však došlo až v následujícím měsíci. Posouzení jiných případů jako výjimečných je pouze a plně v kompetenci Zprostředkovatele fondu a nelze jej nárokovat.

Průměrný měsíční kurz ČNB je oficiální údaj, který zveřejňuje Česká národní banka na svých stránkách vždy zpětně k předchozímu měsíci. Najdete jej v sekci Kurzy devizového trhu – měsíční průměry. Kurz vždy uvádíte na desetinná místa podle ČNB (tj. max 3 des. místa).

Pracovní výkaz není nutné tisknout a podepisovat po měsících, ale stačí vždy za sledované monitorovací období. Výjimka platí u individuální dobrovolnické činnosti, pro kterou se výkaz tiskne a podepisuje měsíčně. U hromadného dobrovolnictví je nutný jeden výkaz na akci/událost/výpomoc.                                                                                                                                                                                                                                                                       

Ano, kumulace pracovních úvazků je možná. Náklady na obě pozice je třeba vykazovat v souladu s názvem pozice uvedené v rozpočtu. Je třeba mít na mysli, že zaměstnanec nemůže v organizaci příjemce grantu a zároveň v organizaci partnera projektu pracovat na více než 1,2 úvazku, přičemž do tohoto úvazku se započítávají všechny pracovní úvazky (činnosti) zaměstnance v obou organizacích bez ohledu na zapojení do projektu.

Pokud nedojde ke změně celkové sumy v kapitole osobních nákladů, je změna v rozložení úvazků mezi plánované členy realizačního týmu změnou nepodstatnou. Avšak i takové změny doporučujeme předem konzultovat s programovým týmem, aby nedošlo k mylnému vyhodnocení povahy změny projektu.

Ano, přesuny mezi kapitolami jsou možné. Je třeba myslet také na to, že při přesunu z kapitoly Osobní náklady dojde ke snížení možného čerpání nepřímých nákladů projektu. 

Po konzultaci této změny s vaší koordinátorkou programu postupujte analogicky jako v případě změny rozpočtu dle Průvodce k vyúčtování (sekce 2. Změna rozpočtu). V případě změny názvu položky přidejte nový řádek, do kterého uvedete nový název položky. Původní položku vynulujte ve změnové části rozpočtu (případně lze částku ponížit na výši reálného čerpání) a zbývající částku na tuto novou položku přesuňte. 

Pro nákup zboží, služeb či subdodávek, které jsou součástí rozpočtu, platí povinnost provést průzkum trhu dle kapitoly 4. 4 Příručky pro příjemce. Kritéria pro výběr dodavatele služeb si vždy stanovuje příjemce grantu, zároveň je musíte evidovat a být schopni doložit. Cena tedy nemusí být tím jediným nebo zásadním kritériem, pokud jsou jiné aspekty spolupráce pro vás zásadnější. Samozřejmě je zapotřebí mít stále na paměti hospodárnost rozpočtu.

Bude-li se jednat prokazatelně o osobu, která je identifikována jako právoplatný člen realizačního týmu, nikoliv jako zajištění dodávky služby, průzkum trhu se nepožaduje.

U osob, které tvoří realizační tým (kapitola rozpočtu Služby), je povinné uzavření smluvního vztahu. Nemusí se jednat vždy jen o Mandátní smlouvu, je např. možná Smlouva o dílo nebo Smlouva o spolupráci. Při volbě typu smlouvy je třeba vždy zohlednit obsah plnění. Smlouva může být uzavřena na dobu délky realizace projektu, kdy bude v plnění specifikován max. celkový rozsah počtu hodin za projekt a sazba v Kč, nebo fixní měsíční počet hodin a sazba v Kč (dle parametrů vašeho rozpočtu).

Ano, tato možnost existuje. Jednalo by se o podstatnou změnu projektu. Jako příjemce jste oprávněni v průběhu realizace projektu změnit zdroje spolufinancování v porovnání s předpokládanými zdroji, které jste uvedli v žádosti o grant. Nový zdroj financování musí splňovat podmínky způsobilosti dle kapitoly 4.3 Příručky pro příjemce.

Zaměstnanec může dobrovolnickou činnost vykonávat nad rámec svého standartního úvazku. Tato činnost však musí být odlišná od sjednané pracovní činnosti na základě uzavřeného pracovního poměru (pracovní smlouva, DPČ, DPP). Současně zde také platí limit při souběhu zaměstnaneckého a dobrovolnického vztahu, který nesmí překročit 1,2 úvazku.

S danou osobou je třeba mít zvlášť uzavřený vztah pracovněprávní a na dobrovolnickou činnost. Ke každé činnosti bude samostatně veden příslušný typ výkazu práce/dobrovolnické činnosti. Ve vyúčtování budou obě položky vykazovány zvlášť. Zároveň platí, že přesčas u člena realizačního týmu nelze považovat za dobrovolnickou činnost. 

Povinnost pojištění se týká majetku, který byl pořízen v rámci realizovaného projektu (bez vlivu na to, zda byl hrazen z grantu nebo ze spolufinancování). Postačí, pokud příjemce/partner má uzavřenou smlouvu na pojištění na organizaci jako celek, která kryje pojistné události krádeže a požáru. Nepožadujeme nutnost uzavření pojistného vztahu na vybavení jen pro potřeby samostatného projektu. U projektů s délkou realizace do 12 měsíců včetně je pojištění vybavení pouze doporučeno.

Vybranou částku v dárcovské kampani příjemce doloží účetní soupiskou (sestavou) bez ohledu na typ kampaně a platformy, která byla použita. Ze soupisky musí být zřejmé datum zaúčtování (přijetí) výnosu (příjmu), výše částky a identifikace plátce (zdroje).

V případě, kdy se rozhodne příjemce využít portál, kde se hradí provize z vybrané částky, započítává se pro potřeby podpořeného projektu finanční částka, kterou obdrží příjemce na svůj bankovní účet. Ta je obvykle už ponížena o smluvní provizi.

Budete vyúčtovávat obě částky v jednom vyúčtování, tj. grant i výnos z kampaně (do výše matchingu), neboť obě dávají dohromady rozpočet projektu.

Dárcovské platformy mají svá specifika fungování a způsoby vyplácení částek z kampaně. Je nutné se předem seznámit s individuálními podmínkami provozovatele platformy a podle toho následně zvolit i vhodný postup účtování u příjemce.

Ano, my vám skutečně vybranou částku (vyšší než 1 000 eur) zdvojnásobíme a projekt můžete realizovat pouze částečně, bude-li to i v takovém případě dávat smysl. Bude pak záležet na vás, jaké náklady z celkového schváleného rozpočtu zrealizujete.

V případě základních grantů je na příjemci, zda chce grant vyplatit na účet vedený v eurech nebo českých korunách. 

Avšak akční granty jsou, vzhledem ke zjednodušenému vyúčtování, vypláceny prostřednictvím celé částky na korunový účet příjemce. Není tudíž možné grant zaslat na eurový účet.

Termíny monitorovacích zpráv (MZ), ke kterým se váže i sledované monitorovací období jsou uvedeny v článku 2, bodu 8 grantové smlouvy. Odevzdání průběžných monitorovacích zpráv se vztahuje k monitorovacímu období končícímu měsíc před termínem odevzdání. V případě závěrečných zpráv je to k datu konce realizace projektu.
Příkladem tak může být MZ s termínem odevzdání 30.4.. kdy projekt začal 1.10. předchozího roku. Sledované vykazované období je tedy od 1.10. do 31.3. a osobní náklady zahrnuté v tomto monitorovacím období budou tedy mzdy za říjen až únor, jelikož mzdy jsou vypláceny a účtovány zpětně.

Při čerpání grantu na posílení kapacit vaší organizace prostřednictvím osobních nákladů je nutné zaznamenat tuto skutečnost ve výkazu práce (ke stažení zde). Ve výkazu práce zaznamenáte v příslušném měsíci v popisu vykonané činnosti na projektu konkrétní odvedenou práci pracovníka. V případě souběhu, kdy se pracovník v jednom měsíci na jedné pracovní pozicí podílí na posílení kapacit vaší organizace pouze alikvotní částí, vykazujete tento pracovní měsíc stále do jednoho řádku ve výkazu práce. V popisu vykonané činnosti na projektu však uvedete takový popis, ze kterého bude zřejmá obvyklá vykonávaná činnost i činnost na posílení kapacit organizace.

Ne. U uvedených dohod konaných mimo pracovní poměr neuznáváme způsobilým nákladem vyplacené částky v rámci odměn/prémií. Způsobilým nákladem je pouze sjednaná základní částka. Uvedené pravidlo se vztahuje i na zaměstnání malého rozsahu.

Proplacená nevyčerpaná dovolená je způsobilým nákladem pouze v okamžiku ukončení pracovního poměru a to za předpokladu, že bude doloženo zdůvodnění. Uznatelným důvodem jsou pouze překážky na straně zaměstnavatele dle Zákoníku práce (konkrétní) nebo pracovní neschopnost (např. dlouhodobá nemoc) na straně zaměstnance.

V případě, kdy se vám při prvním spuštění v horní části souboru Vyúčtování na liště zobrazí text: „BEZPEČNOSTNÍ RIZIKO Společnost Microsoft zablokovala spuštění maker, protože zdroj tohoto souboru není důvěryhodný.“, soubor „uložte jako“ a pak ho zavřete. Při následném otevření přeuloženého souboru se nebude upozornění zobrazovat a soubor je připraven pro běžné použití. Tento text se zobrazuje nyní pouze u nově staženého souboru do počítače, protože společnost Microsoft provedla novou aktualizaci systému. V případě, kdy nebudete postupovat podle výše uvedeného, formulář nebude korektně pracovat. 

Příjemce grantu se má chovat jako správný hospodář. Pokud zaměstnanec splňuje podmínky pro získání slevy ve výši 5 % na snížení zákonného odvodu zaměstnavatele, tak postupujte v souladu s pokyny ČSSZ.

Ve formuláři Vyúčtování na listu „1 kapitola Osobní náklady“ zadejte údaje o pracovníkovi obvyklým způsobem. Následně ve sloupci „Jiné“ zadejte zápornou hodnotou částku, o kterou potřebujete snížit způsobilý náklad projektu, tj o 5 % sociálního pojištění.

Ve formuláři Vyúčtování na listu „1 kapitola Osobní náklady“ zadejte údaje o pracovníkovi obvyklým způsobem. Následně ve sloupci „Druh pracovně právního vztahu“ zadejte zkratku „DPP“ a poté ve sloupci „Jiné“ zadejte kladnou hodnotou částku, o kterou potřebujete zvýšit způsobilý náklad projektu, tj. o navýšení odvodů na sociální zdravotní pojištění.

V případě, kdy je do projektu zapojen zahraniční partner s finančním příspěvkem, vykazuje příjemce partnerovo náklady ve vyúčtování v CZK.

Zahraniční partner dokládá příjemci své uskutečněné náklady v rámci soupisky, která musí obsahovat údaje nezbytné pro nastavené vyúčtování projektu. Soupiska nákladů dále musí obsahovat prohlášení zahraničního partnera, že uvedené náklady jsou pravdivé, odpovídají požadavkům programu a vznikly v rámci projektu příjemce grantu (s uvedením názvu projektu). Příjemce zahrnuje veškeré způsobilé náklady partnera projektu do vyúčtování.

Na zahraničního partnera se nevztahuje způsob dokladování nákladů. Soupiska nákladů partnera se nemusí posílat příjemci pozemní poštou. Postačí poslání emailem, kde bude podepsaná soupiska součástí naskenované přílohy.

V rámci soupisky nákladů zahraničního partnera doporučujeme, aby vám je partner vykázal rovnou  převedené z jeho domácí měny na EURA, protože poskytnutý grant je celý vedený v EURECH. Vy následně pro potřeby vyplnění formuláře vyúčtování partnerovo náklady z EUR převedete na CZK průměrným měsíčním kurzem ČNB.

Zahraniční partner nemusí pro své náklady projektu zajišťovat samostatnou auditorskou zprávu. Je-li partnerem projektu organizace z dárcovských zemí, mezinárodní organizace či její agentura, může přiložit partner k soupisce nákladů projektu zprávu nezávislého auditora způsobilého k provádění povinných auditů účetních dokladů osvědčující, že vykázané náklady byly vynaloženy v souladu s Programovou dohodou Active Citizens Fund, národními právními předpisy a příslušnými národními účetními postupy.

Sken podepsaného originálu Zprávy auditora postačí poslat příjemci grantu emailem, který ji archivuje v rámci projektové dokumentace. Nadaci ji předkládá na vyžádání.

Kopie účetních dokladů si můžete od zahraničního partnera vyžádat, ale není to podmínkou z naší strany zprostředkovatele grantu. V případě, že máte v partnerské smlouvě ujednání o předávání si kopií účetních dokladů, tak zajisté je to v pořádku a můžete si na tom trvat.

V rámci povinných příloh při předkládání monitorovací/závěrečné zprávy nepřikládáte žádné účetní doklady ve skenu za finančního partnera. Současně také nepřikládáte ani získanou soupisku nákladů zahraničního partnera. Pouze do formuláře vyúčtování vyplníte dle soupisky náklady partnera. Soupiska nákladů zahraničního partnera bude u vás archivována v rámci projektové dokumentace. Nám ji předložíte pouze na vyžádání.

V případě vykazování nákladů zahraničního partnera v rámci kapitoly 1 Osobní náklady nebudeme při kontrole sledovat dílčí propočty na řádku ve sloupcích „L“ a „M“. Směrodatné je, že zahraniční partner vám do soupisky vyplní základní parametry pracovníka (mzdy). Zde bude důležité, aby částka uvedená ve způsobilé výši pro projekt v soupisce v EURECH, byla po vyplnění našeho formuláře vyúčtování v CZK při přepočtu průměrným měsíčním kurzem ČNB shodná.

Příklad: Partner vykázal v soupisce měsíční mzdu v 11/2021 ve způsobilé výši pro projekt 300 EURO. Průměrný měsíční kurz ČNB v 11/2021 je 25,400 CZK/1 EURO. Ve formuláři vyúčtování ve sloupci způsobilá výše nákladů ve sloupci „O“ musí být částka 7620,- CZK. Následně provedete rozpad na zdroj financování. Aby formulář vyúčtování dobře zpracoval dílčí náklad, tak je nutné vyplnit celý řádek obvyklými hodnotami (číslo položky rozp., pozice, měsíc/rok …).

Doložit musíte celkem tři formuláře, které si stáhnete na webu programu, nebo které vám zaslala koordinátorka programu pro další používání. Dále dokládáte povinné přílohy rozdělené do 3 složek, viz níže. Pokud se jedná o druhou monitorovací zprávu/závěrečnou zprávu, tak pracujete se schválenými dokumenty v Grantysu, uloženými v souborech u poslední schválené zprávy. 

Formuláře: 1. Vyúčtování, 2. Monitorovací zpráva o realizaci projektu, 3. Přehled ukazatelů a dopadů projektu a v případě Závěrečné zprávy ještě Případová studie. 

Přílohy: Součástí monitorovací zprávy jsou i přílohy k obsahové a finanční části i k publicitě projektu. Ty odevzdávejte ve vámi zvoleném sdíleném úložišti / aplikaci ke sdílení souborů typu úschovna či dropbox ve třech složkách (Zdroje ověření, Finance, Publicita). Přístupové údaje k vámi zvolenému úložišti / aplikaci uveďte v monitorovací zprávě sekce 15. Odkaz na sdílené úložiště.

Pro systémové i základní granty je povinností k závěrečné zprávě rovněž odevzdat Evaluační dotazník. Pokyny k vyplnění vám pošle koordinátorka programu emailem. 

Detailní popis a přehled všech náležitostí monitorovací zprávy, včetně postupu při jejím odevzdávání naleznete také v sekci aktuality na webu programu.

Zapojení osob do realizovaných aktivit musíte vždy podložit zdroji ověření. Mezi ně patří například prezenční listiny (vzor naleznete v Dokumentech pro příjemce), zápisy z jednání, screenshoty online setkání apod. Doporučené zdroje ověření, kterými můžete ukazatele doložit, najdete u každého ukazatele v Tabulce dopadů na webu programu (sloupec Zdroje ověření). Dle zvolených ukazatelů přikládáte např. také nově vzniklá memoranda, strategické dokumenty, či studie.

Zdroje ověření, které uvádíte v tabulce Přehled ukazatelů a dopadů projektu musí být ve složkách pojmenované číselným indikátorem ukazatele, který jím dokládáte. Ke každému ukazateli musí být odevzdán minimálně jeden zdroj ověření. Při jeho nedostatečnosti můžete být požádáni o doložení dalších materiálů. Zdroj ověření ale musíte odevzdat ke všem ukazatelům, které jste si v grantové smlouvě, Příloha č. 3 smlouvy: Plán dopadů, zvolili.  

V tabulce pracujte pouze ve staženém dokumentu ve vašem počítači, nikoliv na google disku, kde ztrácí svou funkčnost. Pro plnou funkčnost Přehledu je potřeba povolit po jeho stažení do počítače makra souboru. Vyplňujte pouze modrá pole a řiďte se instrukcemi v komentářích u jednotlivých polí. Začněte vyplněním hlavičky souboru s názvem projektu a příjemce grantu. 

U ukazatelů, které jste si zvolili v grantové žádosti a které máte uvedené v Příloze č. 3 smlouvy: Plán dopadů vyberte z přednastavené nabídky ve sloupci E “Zvolené ukazatele projektu” hodnotu ANO a ve sloupci F “Cílový počet” vyplňte hodnotu, která odpovídá plánu z grantové smlouvy. Číslem pak doplníte dosažený počet za dané monitorovací období v polích “MZ1” – “ZZ” ve sloupcích H-K podle toho, kolikátou zprávu vyplňujete. Ve sloupci L “Zdroje ověření” pak slovně popíšete, z čeho se číselný počet skládá, a jakými zdroji ověření to ve složce dokládáte. Např. prezenční listiny z online setkání, 4 x 20 osob. Nezapomeňte vyplnit rozklad dosaženého počtu do podkategorií ve sloupcích M-Z. Celkový součet v kategoriích musí odpovídat dosaženému počtu za dané monitorovací období. Pole “N/A” = non applicable vyplňujete pouze v případě, že z relevantních důvodů nemůžete tuto podkategorii ve své cílové skupině sledovat a tuto informaci stručně uveďte do pole “MZ1 – ZZ – stručný komentář k plnění ukazatele”. Dále v polích “MZ1 – ZZ – stručný komentář k plnění ukazatele” pod jednotlivými ukazateli napište doplňující informace k aktivitám a vykazovaným počtům dle vlastního uvážení. 

Nezapomeňte v dosažených počtech sledovat a reflektovat duplicity osob, které započítáváte. Jelikož je cílem programu sledovat dosah projektů je třeba každou osobu započítat pouze jednou i v případě, že se účastnila několika unikátních aktivit. Duplicity je nutné sledovat i mezi jednotlivými monitorovacími obdobími.

Proces kontroly a schválení zprávy trvá 2 – 4 měsíce od odevzdání monitorovací zprávy. Na první kontrolu zprávy je stanoveno zpravidla 60 pracovních dní od data odevzdání zprávy, délka kontroly se odvíjí zejména od kvality zprávy, úplnosti a přehlednosti doložených podkladů ze strany příjemce. Zástupce programového týmu může příjemce vyzvat 2x k opravě či doplnění zprávy v případě, že nebude možné zprávu z důvodů nedostatků či nejasnosti podkladů schválit. Zároveň stanoví pro vypořádání výzvy k doplnění či opravě zprávy lhůtu dle rozsahu doplnění, zpravidla se jedná o 5–10 pracovních dní. Na opakovanou kontrolu každé zprávy má Nadace OSF/VDV zpravidla 20 pracovních dní od obdržení revidované zprávy.

Pokud ani poté nebude možné zprávu z důvodů přetrvávajících nedostatků schválit, může to být považováno za nedosažení ověřitelných ukazatelů či výsledků projektu a související náklady za neprokázané/nedoložené/nezpůsobilé. Jedná-li se o průběžnou zprávu, může příjemce zjištěná pochybení či nesrovnalosti napravit a doložit potřebné dokumenty do nejbližší následující zprávy projektu, v opačném případě nebudou výsledky a výdaje projektu za související období považovány za způsobilé (může dojít ke krácení grantu).

Do aktuální průběžné monitorovací zprávy vykazujete plnění aktivit projektu a indikátorů (obsahová část), které se vztahují k danému monitorovacímu období. Ve finanční části zprávy příjemce podává informace o nákladech projektu, jejichž vznik i úhrada se uskuteční ve sledovaném monitorovacím období. 

Jako příklad uvedeme MZ s termínem odevzdání 30.4., kdy projekt začal 1.10. předchozího roku. Sledované vykazované období je tedy od 1.10. do 31.3. Osobní náklady zahrnuté v tomto monitorovacím období budou mzdy za říjen až únor, jelikož mzdy jsou vypláceny a účtovány zpětně.

Případné nepodstatné změny k obsahové části  vždy okomentujte ve formuláři Monitorovací zpráva, části 1. Dosažené milníky projektu a jeho průběh. Pokud nastanou nepodstatné změny v rozpočtu. okomentujte tyto změny v části  11. Komentáře k rozpočtu a jeho čerpání.

Ve Vyúčtování na listu „Závěrečné vyúčtování“ budete mít v poli „D21“ automaticky zobrazenou výši skutečně čerpaného grantu v Eurech. Pokud čerpáte přidělený grant v max. přidělené výši, tak hodnota v poli „D21“ je shodná s „B38“.

Ano. Ve Vyúčtování na listu „Závěrečné vyúčtování“ budete mít v poli „B44“ automaticky zobrazenou výši doplatku grantu v Eurech. Kladná částka je doplatek vyčerpaného grantu. Záporná částka je vratka nevyčerpaného grantu.

Ne. Vyčkejte na provedení kontroly Závěrečné zprávy ze strany nadace OSF/VDV, která vás bude následně informovat a výsledku provedené kontroly. Po schválení Závěrečné zprávy budete vyzváni nadací k navrácení přesné částky v Eurech.

Ano. Tato situace vznikla kurzovými rozdíly. Schválený rozpočet měl stanovený pevný kurz v Eurech, ale skutečně prokazované náklady v průběhu realizace projektu se převádí dle průměrného měsíčního kurzu ČNB. Pokud chcete docílit max. čerpání grantu, tak na listu „Schválený rozpočet a čerpání“ si můžete ve změnové části ve sloupcích „J“ a „L“ navýšit položky na potřebnou výši. To znamená, že překročíte v CZK původní plánovaný rozpočet. V poli „N7“ se v bilanci zobrazí záporná hodnota, která vypočítá překročení nového rozpočtu, proti původnímu. V tomto případě záporné číslo v poli „N7“ není považováno za chybu. Důležité je, aby při navyšování celkového rozpočtu vám nesvítilo ve sloupci „T“ a „U“ žádné pole červeně, při odevzdání Závěrečné zprávy.

Ano. Není vyloučeno, že skutečné náklady projektu v CZK budou vyšší. Jen je nutné si pohlídat při odevzdání Závěrečné zprávy, aby skutečné čerpání grantu nekleslo pod 60 % skutečných nákladů. Současně je nutné na listu „Schválený rozpočet a čerpání“ provést úpravu navýšení položek rozpočtu oproti původnímu schválenému rozpočtu. Změnu provedete ve změnové části ve sloupcích „J“ a „L“ navýšením položky(ek) na potřebnou výši. To znamená, že překročíte v CZK původní plánovaný rozpočet. V poli „N7“ se v bilanci zobrazí záporná hodnota, která vypočítá překročení nového rozpočtu, proti původnímu. V tomto případě záporné číslo v poli „N7“ není považováno za chybu. Důležité je, aby při navyšování celkového rozpočtu vám nesvítilo ve sloupci „T“ a „U“ žádné pole červeně, při odevzdání Závěrečné zprávy.

Ne. Formulář Vyúčtování má nastavené kontrolní sledování přesunů objemu prostředků mezi kapitolami. Na začátku výzvy programu Active Citizens Fund bylo platné omezení přesunu v rámci nepodstatné změny rozpočtu pouze do výše 10 % na úrovni z/do kapitoly. Nyní jsou všechny přesuny považovány za nepodstatnou změnu rozpočtu. Červená pole mají pouze nyní v tomto případě ve sloupci „N“ a O“ pouze informativní charakter, nikoliv chybu v rozpočtu.

Ano. V aktuální Závěrečné zprávě (ZZ) na příslušném listu uplatněte zadáním tuto konkrétní fakturu staršího data se všemi náležitostmi, jako by byla vykazována v MZ1.  Jen bude mít ve sloupci „MZ“ označení nyní „ZZ“, místo „MZ1“. To není považováno za chybu.

Doložit musíte celkem tři formuláře, které naleznete na webu programu záložka Máme grant, Dokumenty pro příjemce, sekce Vzory k realizaci projektu a monitoringu. Vaše koordinátorka vám potřebné dokumenty rovněž zašle emailem. Jedná se tedy o 1. formulář Vyúčtování (připraven pro váš projekt a zaslán na začátku realizace projektu), 2. Monitorovací zpráva o realizaci projektu (dostupná zde), 3. Přehled ukazatelů a dopadů projektu (dostupný zde). Kromě toho dokládáte povinné přílohy rozdělené do 3 složek, viz níže. Dále je součástí odevzdání Případová studie, ke které vám pošle koordinátorka programu pokyny emailem. 

Přílohy: Součástí monitorovací zprávy jsou i přílohy k obsahové a finanční části i k publicitě projektu. Ty odevzdávejte ve vámi zvoleném sdíleném úložišti / aplikaci ke sdílení souborů typu úschovna či dropbox ve třech složkách (Zdroje ověření, Finance, Publicita projektu). Přístupové údaje k vámi zvolenému úložišti / aplikaci uveďte v monitorovací zprávě sekce 15. Odkaz na sdílené úložiště.

Detailní popis a přehled všech náležitostí monitorovací zprávy, včetně postupu při jejím podání naleznete také v aktualitách a také ve videu, které jednotlivé kroky stručně shrnuje.

Zapojení osbob do realizovaných aktivit musíte vždy podložit zdroji ověření. Mezi ně patří například prezenční listiny (vzor naleznete v Dokumentech pro příjemce),, zápisy z jednání, screenshoty online setkání apod. Doporučené zdroje ověření, kterými můžete ukazatele doložit, najdete u každého ukazatele v Tabulce dopadů na webu programu (sloupec Zdroje ověření). Dle zvolených ukazatelů přikládáte také např. nově vzniklá memoranda, strategické dokumenty, či studie.

Zdroje ověření, které uvádíte v tabulce Přehled ukazatelů a dopadů projektu musí být ve složkách pojmenované číselným indikátorem ukazatele, který jimi dokládáte. Ke každému ukazateli musíte odevzdat minimálně jeden zdroj ověření. Při jeho nedostatečnosti můžete být požádáni o doložení dalších materiálů. Zdroj ověření ale musíte odevzdat ke všem ukazatelům, které jste si v grantové smlouvě, Příloha č. 3 smlouvy: Plán dopadů, zvolili.

V tabulce pracujte pouze ve staženém dokumentu ve vašem počítači, nikoliv na google disku, kde ztrácí svou funkčnost. Pro plnou funkčnost Přehledu je potřeba povolit po jeho stažení do počítače makra souboru. Vyplňujte pouze modrá pole a řiďte se instrukcemi v komentářích u jednotlivých polí. Začněte vyplněním hlavičky souboru s názvem projektu a příjemce grantu. 

U ukazatelů, které jste si zvolili v grantové žádosti a které máte uvedené v Příloze č. 3 smlouvy: Plán dopadů vyberte z přednastavené nabídky ve sloupci E “Zvolené ukazatele projektu” hodnotu ANO a ve sloupci F dále pokračujte vyplněním pole “Cílový počet”, který odpovídá plánu z grantové smlouvy Příloha č. 3 smlouvy: Plán dopadů. Číslem pak doplníte dosažený počet za dané monitorovací období, tedy pole “ZZ”  ve sloupci H. Slovně pak ve sloupci L “Zdroje ověření” popíšete, z čeho se číselný počet skládá, a jakými zdroji ověření to ve složce dokládáte. Např. prezenční listiny z online setkání, 4 x 20 osob. Nezapomeňte vyplnit rozklad dosaženého počtu do podkategorií ve sloupích J-AE. Celkový součet v kategoriích musí odpovídat dosaženému počtu za dané monitorovací období. Pole “N/A” = non applicable vyplňujete pouze v případě, že z relevantních důvodů nemůžete tuto podkategorii ve své cílové skupině sledovat a tuto informaci stručně uveďte do pole “ZZ – stručný komentář k plnění ukazatele”. Dále v polích  “ZZ – stručný komentář k plnění ukazatele” pod jednotlivými ukazateli napište doplňující informace k aktivitám a vykazovaným počtům dle vlastního uvážení. 

Nezapomeňte v dosažených počtech sledovat a reflektovat duplicity osob, které započítáváte. Jelikož je cílem programu sledovat dosah projektů je třeba každou osobu započítat pouze jednou i v případě, že se účastnila několika unikátních aktivit. 

Nepodstatnou změnu doporučujeme konzultovat před její realizací (zejména tehdy, pokud máte pochybnosti, zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou).

V případě, že neoznámíte tyto změny před jejich realizací, jste povinni o nich informovat a stručně popsat všechny schválené i neschválené nepodstatné změny v nejbližší monitorovací zprávě (průběžné či závěrečné) a doložit je souvisejícími přílohami/doklady.

Jde o nepodstatnou změnu projektu, kterou je příjemce povinen nahlásit neprodleně po uskutečnění změny, viz kapitola 5.2 Příručky pro příjemce. Nový účet je třeba doplnit do Grantysu v sekci Informace o žadateli, Bankovní účty. Starý účet nemažte, pouze přidejte nový. Poté informujte koordinátorku o změně a k emailu přidejte oficiální žádost o změnu účtu podepsanou statutárním zástupcem vaší organizace. Koordinátorka následně provede a zaznamená úpravu účtu v Grantysu.

Upravit jednotlivé aktivity lze. Podle povahy úpravy aktivity půjde buď o podstatnou či nepodstatnou změnu projektu, viz kapitola 5. Příručky pro příjemce. Každou změnu aktivity projektu konzultujte předem s vaší koordinátorkou, aby bylo možné vyhodnotit, o jakou změnu se jedná a podle toho dále postupovat.

V případě nepodstatné změny se zpravidla jedná o drobnou úpravu aktivit či změnu harmonogramu jednotlivých aktivit (nejedná se o zkrácení či prodloužení celkové doby realizace projektu), takováto změna výrazně neovlivní dosažení cílů projektu, týká se pouze dílčích úprav projektu a nedotkne se povinností uvedených v grantové smlouvě.

Konzultujte změnu s koordinátorkou. Postup je shodný jako při jakékoliv jiné podstatné/nepodstatné změně dle kapitoly 5. Příručky pro příjemce. Do vysvětlení popisu změny je žádoucí uvést okolnosti změny, tedy v tomto případě COVID-19, vliv změny na další projektové aktivity, milníky a cíle projektu.

Základní povinnosti v rámci publicity tvoří 1. web/webová podstránka (Ty je u akčních grantů možné nahradit profilem na sociálních sítích.), 2. logolink a povinná věta o podpoře na webu/v tiskovinách/propagačních materiálech/předmětech//výstupech z projektů a 3. použití #sodvahou na sociálních sítích. Vlastní webová (pod)stránku může být součástí již existujícího webu podpořené organizace. Samostatný profil projektu na sociálních sítích musí zůstat dostupný i po skončení realizace projektu. 

Příjemce, který získal grant ve výši 50 000 eur a více, je povinen uspořádat minimálně dvě akce zaměřené na informování o průběhu a výsledcích projektu. Může se jednat o konferenci s hlavními zainteresovanými stranami, tiskovou konferenci nebo jinou akci pro novináře, akci k zahájení a/nebo ukončení projektu. Příjemce grantu do 50 000 eur je povinen uspořádat jednu takovou akci viz Příručka pro příjemce, kapitola 7. Publicita projektu. 

Na stránce/webu je potřeba uvést informace v českém a anglickém jazyce: 

1. údaje o projektu (název, délka, co je jeho cílem)
2. informace o tom, co se v projektu děje – jednotlivé akce nebo výstupy projektu (stačí informace v češtině)
3. informace o spolupráci s organizacemi z dárcovských zemí, pokud je taková spolupráce navázána
4. fotodokumentaci (máte-li nějakou)
5. kontakt na člověka odpovědného za projekt
6. loga programu Active Citizens Fund (resp. Fondů EHP a Norska) a loga konsorcia s odkazem na web programu dle Grafického manuálu dostupné ke stažení zde.
7. povinnou větu o podpoře v českém i anglickém jazyce 

CZ verze: „Projekt podpořila Nadace OSF/ podpořil Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové  v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.“ 

ENG verze: “The project is being supported by the Open Society Fund Prague/by the Committee of Good Will – the Olga Havel Foundation from the Active Citizens Fund. The programme promotes citizens’ active participation in the public life and decision making and builds capacities of civil society organizations. The Active Citizens Fund is financed from the EEA and Norway Grants.”

• Delší verzi povinné věty a případy jejího použití (např. publikace, brožury, tiskové zprávy) najdete v Příručce pro příjemce, kapitola 7.2 Názvosloví a základní informace pro komunikaci

U profilu projektu na sociálních sítích je důležité:

1. o co v projektu jde, kontakt na osobu, která projekt vede, povinná věta publicity (viz výše) v českém i anglickém jazyce (tu uveďte např. v části “informace”).
2. úvodní foto souvisí s projektem a obsahuje logo programu.
3. při zveřejňování událostí vkládáte hashtag #sodvahou.

Povinností příjemce v komunikaci je informovat programový tým o významných akcích a informačních aktivitách projektu (konference, semináře, prezentace výstupů apod.) s dostatečným předstihem, nejpozději však 15 dní před konáním akce (v případě tiskových konferencí a tiskových zpráv nejpozději 3 dny před jejich konáním) tak, aby o nich mohla nadace dále informovat prostřednictvím svých komunikačních kanálů a aby se její zástupce mohl akce zúčastnit. 

Projekty podpořené částkou 150 000 eur a vyšší (tj. příjemci systémových grantů) musí mít vlastní samostatné webové stránky projektu (web, webová prezentace). Projekty podpořené nižší částkou musí mít vlastní webovou (pod)stránku, která může být součástí již existujícího webu podpořené organizace. V případech, kdy příjemce dosud nemá webové stránky, lze pro projekt zřídit samostatný profil projektu na sociálních sítích, který však musí zůstat dostupný i po skončení realizace projektu. Webová (pod)stránka/ web / profil projektu na sociálních sítích  musí obsahovat základní informace o projektu v češtině a v angličtině.

Termíny vytvoření samostatného webu souvisí s harmonogramem aktivit vašeho projektu a komunikačním plánem. Doporučujeme, aby web/webová (pod)stránka/profil projektu na sociálních sítích vznikly v 1. čtvrtině projektu, nejdéle do 6-ti měsíců od jeho zahájení. Do doby vytvoření webu, resp. po celou dobu projektu, uveďte informaci o projektu a jeho podpoře, vč. příslušných log na vašem webu /webu partnera projektu/ profilu na sociálních sítích a doplňte o vzájemné odkazy (prolinkujte).  Webové stránky je také třeba pravidelně aktualizovat. (viz Příručka pro příjemce, kapitola 7.1 Povinnosti příjemce v komunikaci.) 

Samostatný web projektu: na samostatném webu musí VŽDY být kromě povinných bodů v příručce (viz. níže) i logolink a delší verze věty k povinné publicitě – u podstránek stačí kratší verze věty ale vždy v češtině i angličtině a logolink. 

Projekty, které nemají vlastní web = na webu by měla být vytvořena podstránka, která bude obsahovat povinnou publicitu – tj. logolink a ideálně delší verzi věty o podpoře programem Active Citizens Fund. 

Projekty, které nemají vlastní web, ale z nějakého důvodu nemohou vytvořit podstránku (např. se jedná o webovou stránku redakce): příjemci mohou dát do patičky webu odkaz na “O nás”/”Podporují nás” nebo přímo odkaz na projekt, kde bude publicita uvedena – zde budou všechny údaje povinné pro webovou podstránku v češtině i angličtině, tzn. logolink a kratší verze věty publicity (info mohou případně dát do jakékoliv již existující sekce webu nebo aktuality). Ideální je mít u všech článků / aktualit, které projekt dodatečně zmiňují nebo jsou projektu financovány, krátkou větu v češtině a logolink. 

Pokud má web příjemce i sekci Partneři, kde jsou vyjmenování nebo uvedeni všichni partneři dané organizace, je nutné, aby se tam objevil i logolink programu Active Citizens Fund. 

Pravidla publicity na online akci se nijak neliší od prezenčních akcí. Pokud budete připravovat pozvánku na akci online, vztahují se na ní běžná pravidla popsaná v Grafickém manuálu.

U tiskových zpráv je povinný logolink (tj. logo programu Active Citizens Fund + loga Nadace OSF, VDV a Skautského institutu) a informační věta o podpoře („Projekt podpořil/a Nadace OSF / Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Cílem programu je dále inspirace k aktivnímu občanství a pomoc znevýhodněným skupinám. Program Active Citizens Fund vstoupil do České republiky v září roku 2019 s cílem podpořit neziskové organizace nehledě na jejich velikost a zkušenosti. V České republice jej spravuje konsorcium, které tvoří Nadace OSF, Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové a Skautský institut. Program je realizován v rámci Fondů EHP a Norska 2014–2021. Prostřednictvím Fondů EHP a Norska přispívají státy Island, Lichtenštejnsko a Norsko ke snižování ekonomických a sociálních rozdílů v Evropském hospodářském prostoru (EHP) a k posilování spolupráce s 15 evropskými státy. Důležitým posláním programu je také spolupráce mezi Českou republikou a dárcovskými státy. Jde o spolupráci mezi českými neziskovými organizacemi a organizacemi z Islandu, Lichtenštejnska a Norska.“)

Je možné použít i krátkou větu o podpoře („Projekt podpořil/a Nadace OSF / Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.“). Rovněž je možné pracovat se vzorem tiskové zprávy, který jsme pro příjemce grantů případ vytvořili.

Webová stránka projektu může mít stejnou doménu jako stránka organizace, pod podmínkou, že byla přeprogramována tak, aby prezentovala primárně podpořený projekt. Jinými slovy, pokud provedete přeprogramování a  grafickou změnu stránky ve prospěch prezentace projektu – pak web projektu můžete hostovat na doméně Vaší organizace. V jiném případě musí mít projekt vlastní doménu i web. 

Motto S odvahou // textově či v rozšířeném logolinku // je možné použít pouze v souvislosti s podpořeným projektem a jeho propagací. Mělo by být zřejmé, že motto je propojené s podpořeným projektem a podporou Active Citizens Fund. Prosíme nepoužívejte motto/logolink pro další projekty, jejich názvy, názvy konferencí nebo svých dalších aktivit, ani pro prezentaci výstupů z dalších projektů. Výjimku tvoří #sodvahou, který je možné pro další vaše projekty použít na sociálních sítích. Použitím #sodvahou nám pomůžete v trasovat Vaše další aktivity a výsledky projektů, o kterých budeme na našich sítích rádi informovat. #sodvahou je možné používat i po skončení programu. 

Po skončení podpořeného projektu nemáte povinnost udržovat samostatný web projektu. Avšak doporučujeme příjemcům přesun základních informací o projektu na webové stránky organizace do samostatné podstránky, která bude obsahovat všechny informace dle povinné publicity (viz Příručka pro příjemce, kap. 7). Pokud se rozhodnete web využívat dál, je třeba zachovat na webu základní povinnosti publicity.

Pokud Váš projekt pokračuje i po skončení podpory programu Active Citizens Fund a jeho cíle se i nadále shodují s cíli programu Active Citizens Fund, je možné motto S odvahou a jeho variace používat nadále. 

Slogan u rozšířeného logolinku je možné variovat, ale podléhá schválení PR manažerkou z Nadace OSF. Pokud musíte pro grafické materiály nebo web logolink rozdělit, je to možné, ale logo Active Citizens Fund a loga konsorcia by měla být vždy přidružena. Zároveň by mělo být jasné, že motto a slogan jsou spojeny nejen s projektem, ale i programem Active Citizens Fund. 

Velikost logolinku, loga příjemce a jeho partnerů

Logo Active Citizens Fund by mělo musí být vždy větší než logo ostatních partnerů. Práce s logem je více popsána v Grafickém manuálu, nicméně platí, že standardní velikost základního logolinku je následující: 

Šířka logolinku

pro velikost A3 – 200–220 mm
pro velikost A4 – 165–185 mm
pro velikost A5 (a DL – 210 x 105) – 120 – 135 mm
nejmenší rozměr logolinku je 100 mm

Každý příjemce tuto povinnost nemá, bude-li však vyzván programovým týmem k doložení promo materiálů, například krátkého videa, blogu, článku, či rozhovoru, je zodpovědností příjemce tyto podklady dodat. Termín dodání je na domluvě mezi příjemcem a koordinátorkou programu Active Citizens Fund. 

V povinné publicitě programu není možné použít jakoukoli zkraktu. Vždy je nutné uvést celý název programu.

Na letácích a posterech musí být vždy přiznána publicita programu Active Citizens Fund. Je povinné uvádět logolink.

V případě, že je akce podpořena i jiným donorem, je třeba dodržet pravidla publicity stanovené programem Active Citizens Fund. Velikost loga dalšího donora musí být menší než velikost loga programu a musí odpovídat velikosti log organizací v konsorciu programu.

Výstupem projektu jsou například fotografie z různých akcí a fází realizace projektu, video o projektu, jakékoli publikace vytištěné v rámci projektu, články, blogy a komentáře informující o průběhu či výsledcích projektu. Všechny výstupy projektu musí disponovat sdělením o podpoře. Základní text, který bude příjemce grantu uvádět v rozsáhlejších informačních materiálech (publikace, brožury, webové stránky, tiskové zprávy aj.) najdete v Příručce pro příjemce, kapitola 7.2 Názvosloví a základní informace pro komunikaci, stejně tak jako krátké sdělení o podpoře.