FAQ

Online akce je třeba doložit způsobem, který jednoznačně prokáže, že tato akce proběhla. Jako náhradu prezenčních listin doporučujeme zvážit registraci účastníků na seminář prostřednictvím online formulářů, vyplněných zpětných vazeb na akci apod. Případně lze doložit i elektronický záznam události (printscreen obrazovky apod.), ze kterého bude patrný počet účastníků. 

U některých výstupů je zároveň nutné sledovat podrobnější členění ukazatele (kategorie), jako je např. pohlaví, věk či etnická příslušnost účastníků akce. (viz dále)

V souladu s Plánem dopadů, který je přílohou vaší grantové smlouvy (Příloha č. 3), je nutné u vybraných výstupů doložit podrobnější data (kategorie) daného ukazatele. Některá tato data získáte ze stejných zdrojů, kterými dokládáte realizaci aktivit (např. prezenční listiny v případě kategorie pohlaví účastníků), u jiných kategorií doporučujeme nástroje a metodiky, které běžně v praxi vaší organizace užíváte. Pro sběr citlivých údajů (např. etnicity) je pro nás dostatečný například kvalifikovaný odhad. S citlivými údaji musí být vždy zacházeno v souladu s GDPR.

Zdroje pro ověření těchto dat nám zasílat nemusíte, nicméně musíte být schopni na vyžádání doložit hodnoty, které uvedete v monitorovacích zprávách. 

U definice strojově čitelných dat vycházíme ze znění zákona o svobodném přístupu k informacím (viz níže), který nevyjmenovává konkrétní formáty souborů. V praxi se jedná o takové formáty, ve kterých je možné snadno vyhledávat a dále třídit konkrétní informace prostřednictvím počítačových softwarů, zpravidla tedy půjde o tabulky nebo jiné dokumenty (např. xls, csv…). V tomto smyslu video nepovažujeme za strojově čitelný formát. 

Formou otevřených dat je třeba doložit výstupy projektu jako jsou analýzy, výzkumy, metodiky apod.

• 3 odst. 7 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím: „… formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury.“

Pracovní výkaz není nutné tisknout a podepisovat po měsících, ale stačí vždy za sledované monitorovací období. Výjimka platí u individuální dobrovolnické činnosti, pro kterou se výkaz tiskne a podepisuje měsíčně. U hromadného dobrovolnictví je nutný jeden výkaz na akci/událost/výpomoc.                                                                                                                                                                                                                                                                       

Za organizace občanské společnosti jsou ve smyslu programu Active Citizens Fund považovány instituce, nevládní organizace a neformální skupiny, které projevují zájmy a vůli občanů a vytvářejí prostor pro dialog mezi občany, státem a byznysem, a které nebyly založeny primárně za účelem zisku (např. vzdělávací instituce, nejrůznější spolky, profesní komory, sociální podniky atd.).

U definice veřejné instituce vycházíme ze stanoviska Ústavního soudu, který charakterizuje veřejné instituce dle těchto kritérií:

1. a) způsob vzniku (zániku) instituce (nevznikla-li instituce soukromoprávním úkonem, jedná se o instituci veřejnou),
2. b) hledisko osoby zřizovatele (je-li zřizovatelem instituce stát, jedná se o veřejnou  instituci),
3. c) subjekt vytvářející jednotlivé orgány instituce (pokud dochází k vytvoření orgánů instituce státem, jedná se o veřejnou instituci),
4. d) existence či neexistence státního dohledu nad činností instituce (pokud existuje státní dohled nad institucí, jedná se o veřejnou instituci) a 
5. e) veřejný nebo soukromý účel instituce (vznikla-li instituce za veřejným účelem, jedná se o veřejnou instituci); 

Prostřednictvím těchto kritérií je pak nutno zkoumanou instituci posuzovat a podle výsledku dojít k závěru o její veřejné či soukromé povaze.

Zapojení do aktivit projektu předpokládá alespoň minimální projev akvitity (aktivního vstupu nebo jednání konkrétní osoby / skupiny osob), který lze nějakým způsobem evidovat či zaznamenat. Např. se může jednat o účast na diskusi, workshopu, podpis petice, vyjádření k návrhu vyhlášky. Naopak adresáty emailu či letáčku (jako pasivní příjemce informace) nelze vnímat jako lidi aktivně zapojené do aktivit projektu (počty oslovených lidí lze ale případně vykázat v rámci komunikačních cílů projektu). Zapojení se dále liší mírou zapojení cílové skupiny na škále 2-5 (viz tabulka v Příručce pro žadatele).

Počet lidí zapojených do aktivit projektu je nutné doložit prostřednictvím “Zdrojů ověření”, viz Tabulka dopadů – uvedené zdroje lze rozšířit dle vlastního uvážení a s ohledem na povahu aktivit, kterými budete programový cíl naplňovat. Do programového cíle nemohou být započítáni zaměstnanci žadatele ani zaměstnanci jeho projektových partnerů (jedinou výjimkou jsou projekty podpořené základním grantem ve výsledku 5).

Průměrný měsíční kurz ČNB je oficiální údaj, který zveřejňuje Česká národní banka na svých stránkách vždy zpětně k předchozímu měsíci. Najdete jej v sekci Kurzy devizového trhu – měsíční průměry. Kurz vždy uvádíte na desetinná místa podle ČNB (tj. max 3 des. místa).

Ano, kumulace pracovních úvazků je možná. Náklady na obě pozice je třeba vykazovat v souladu s názvem pozice uvedené v rozpočtu. Je třeba mít na mysli, že zaměstnanec nemůže v organizaci příjemce grantu a zároveň v organizaci partnera projektu pracovat na více než 1,2 úvazku, přičemž do tohoto úvazku se započítávají všechny pracovní úvazky (činnosti) zaměstnance v obou organizacích bez ohledu na zapojení do projektu.

Pokud nedojde ke změně celkové sumy v kapitole osobních nákladů, je změna v rozložení úvazků mezi plánované členy realizačního týmu změnou nepodstatnou. Avšak i takové změny doporučujeme předem konzultovat s programovým týmem, aby nedošlo k mylnému vyhodnocení povahy změny projektu.

Ano, přesuny mezi kapitolami jsou možné. Podle celkové výše přesunu může jít o změnu podstatnou nebo nepodstatnou. Je třeba myslet také na to, že při přesunu z kapitoly Osobní náklady dojde ke snížení možného čerpání nepřímých nákladů projektu. 

Po konzultaci této změny s vaší koordinátorkou programu postupujte analogicky jako v případě změny rozpočtu dle Průvodce k vyúčtování (sekce 2. Změna rozpočtu). V případě změny názvu položky přidejte nový řádek, do kterého uvedete nový název položky. Původní položku vynulujte ve změnové části rozpočtu (případně lze částku ponížit na výši reálného čerpání) a zbývající částku na tuto novou položku přesuňte. 

Pro nákup zboží, služeb či subdodávek, které jsou součástí rozpočtu, platí povinnost provést průzkum trhu dle kapitoly 4. 4 Příručky pro příjemce. Kritéria pro výběr dodavatele služeb si vždy stanovuje příjemce grantu, zároveň je musíte evidovat a být schopni doložit. Cena tedy nemusí být tím jediným nebo zásadním kritériem, pokud jsou jiné aspekty spolupráce pro vás zásadnější. Samozřejmě je zapotřebí mít stále na paměti hospodárnost rozpočtu.

U nákladů do 39 999,- Kč (včetně DPH) je provedení průzkumu trhu pouze doporučeno. U dokládání nákladů je třeba postupovat v souladu s kapitolou 4.4 Příručky pro příjemce.

Bude-li se jednat prokazatelně o osobu, která je identifikována jako právoplatný člen realizačního týmu, nikoliv jako zajištění dodávky služby, průzkum trhu se nepožaduje.

U osob, které tvoří realizační tým (kapitola rozpočtu Služby), je povinné uzavření smluvního vztahu. Nemusí se jednat vždy jen o Mandátní smlouvu, je např. možná Smlouva o dílo nebo Smlouva o spolupráci. Při volbě typu smlouvy je třeba vždy zohlednit obsah plnění. Smlouva může být uzavřena na dobu délky realizace projektu, kdy bude v plnění specifikován max. celkový rozsah počtu hodin za projekt a sazba v Kč, nebo fixní měsíční počet hodin a sazba v Kč (dle parametrů vašeho rozpočtu).

Ano, tato možnost existuje. Jednalo by se o podstatnou změnu projektu. Jako příjemce jste oprávněni v průběhu realizace projektu změnit zdroje spolufinancování v porovnání s předpokládanými zdroji, které jste uvedli v žádosti o grant. Nový zdroj financování musí splňovat podmínky způsobilosti dle kapitoly 4.3 Příručky pro příjemce.

S výjimkou řádně odůvodněných případů, nelze do in-kind zahrnovat dobrovolnou práci členů realizačního týmu příjemce/partnera projektu, kteří jsou na projektu zaměstnáni plným úvazkem. Není vyloučen souběh pracovního poměru a dobrovolnické činnosti u jedné osoby, pokud bude vše průkazně doložitelné a pokud bude dobrovolnická činnost probíhat nad rámec vykonávání řádné pracovní náplně (a mimo řádnou pracovní dobu). S danou osobou je třeba mít zvlášť uzavřený vztah pracovněprávní a na dobrovolnickou činnost. Ke každé činnosti bude samostatně veden příslušný typ výkazu práce/dobrovolnické činnosti. Ve vyúčtování budou obě položky vykazovány zvlášť. Zároveň platí, že přesčas u člena realizačního týmu nelze považovat za dobrovolnickou činnost. 

Povinnost pojištění se týká majetku, který byl pořízen v rámci realizovaného projektu (bez vlivu na to, zda byl hrazen z grantu nebo ze spolufinancování). Postačí, pokud příjemce/partner má uzavřenou smlouvu na pojištění na organizaci jako celek, která kryje pojistné události krádeže a požáru. Nepožadujeme nutnost uzavření pojistného vztahu na vybavení jen pro potřeby samostatného projektu.

Nepodstatnou změnu doporučujeme konzultovat před její realizací (zejména tehdy, pokud máte pochybnosti, zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou).

V případě, že neoznámíte tyto změny před jejich realizací, jste povinni o nich informovat a stručně popsat všechny schválené i neschválené nepodstatné změny v nejbližší monitorovací zprávě (průběžné či závěrečné) a doložit je souvisejícími přílohami/doklady.

Jde o nepodstatnou změnu projektu, kterou je příjemce povinen nahlásit neprodleně po uskutečnění změny, viz kapitola 5.2 Příručky pro příjemce. Nový účet je třeba doplnit do Grantysu v sekci Informace o žadateli, Bankovní účty. Starý účet nemažte, pouze přidejte nový. Poté informujte koordinátorku o změně a k emailu přidejte oficiální žádost o změnu účtu podepsanou statutárním zástupcem vaší organizace. Koordinátorka následně provede a zaznamená úpravu účtu v Grantysu.

Upravit jednotlivé aktivity lze. Podle povahy úpravy aktivity půjde buď o podstatnou či nepodstatnou změnu projektu, viz kapitola 5. Příručky pro příjemce. Každou změnu aktivity projektu konzultujte předem s vaší koordinátorkou, aby bylo možné vyhodnotit, o jakou změnu se jedná a podle toho dále postupovat.

V případě nepodstatné změny se zpravidla jedná o drobnou úpravu aktivit či změnu harmonogramu jednotlivých aktivit (nejedná se o zkrácení či prodloužení celkové doby realizace projektu), takováto změna výrazně neovlivní dosažení cílů projektu, týká se pouze dílčích úprav projektu a nedotkne se povinností uvedených v grantové smlouvě.

Konzultujte změnu s koordinátorkou. Postup je shodný jako při jakékoliv jiné podstatné/nepodstatné změně dle kapitoly 5. Příručky pro příjemce. Do vysvětlení popisu změny je žádoucí uvést okolnosti změny, tedy v tomto případě COVID-19, vliv změny na další projektové aktivity, milníky a cíle projektu.

Pravidla publicity na online akci se nijak neliší od prezenčních akcí. Pokud budete připravovat pozvánku na akci online, vztahují se na ní běžná pravidla popsaná v Grafickém manuálu.

Projekty podpořené částkou 150 000 eur a vyšší (tj. příjemci systémových grantů) musí mít vlastní samostatné webové stránky projektu (web, webová prezentace). Projekty podpořené nižší částkou musí mít vlastní webovou (pod)stránku, která může být součástí již existujícího webu podpořené organizace. Webová stránka / web musí obsahovat základní informace o projektu v češtině a v angličtině.

Termíny vytvoření samostatného webu souvisí s harmonogramem aktivit vašeho projektu a komunikačním plánem. Doporučujeme, aby web nebo webová stránka projektu vznikla v 1. čtvrtině projektu, nejdéle do 6-ti měsíců od jeho zahájení. Do doby vytvoření webu, resp. po celou dobu projektu, uveďte informaci o projektu a jeho podpoře, vč. příslušných log na vašem webu /webu partnera projektu.  Webové stránky je také třeba pravidelně aktualizovat. (viz Příručka pro příjemce, kapitola 7.1 Povinnosti příjemce v komunikaci.)