FAQ pro příjemce

Online akce je třeba doložit způsobem, který jednoznačně prokáže, že tato akce proběhla. Jako náhradu prezenčních listin doporučujeme zvážit registraci účastníků na seminář prostřednictvím online formulářů, vyplněných zpětných vazeb na akci apod. Případně lze doložit i elektronický záznam události (printscreen obrazovky apod.), ze kterého bude patrný počet účastníků. 

U některých výstupů je zároveň nutné sledovat podrobnější členění ukazatele (kategorie), jako je např. pohlaví, věk či etnická příslušnost účastníků akce. (viz dále)

V souladu s Plánem dopadů, který je přílohou vaší grantové smlouvy (Příloha č. 3), je nutné u vybraných výstupů doložit podrobnější data (kategorie) daného ukazatele. Některá tato data získáte ze stejných zdrojů, kterými dokládáte realizaci aktivit (např. prezenční listiny v případě kategorie pohlaví účastníků), u jiných kategorií doporučujeme nástroje a metodiky, které běžně v praxi vaší organizace užíváte. Pro sběr citlivých údajů (např. etnicity) je pro nás dostatečný například kvalifikovaný odhad. S citlivými údaji musí být vždy zacházeno v souladu s GDPR.

Zdroje pro ověření těchto dat nám zasílat nemusíte, nicméně musíte být schopni na vyžádání doložit hodnoty, které uvedete v monitorovacích zprávách. 

Zásadní při otevírání dat je vycházet primárně z principu, že otevřená data jsou volně přístupná na webu jako datové soubory ke stažení ve strojově čitelném a otevřeném formátu (tedy formátu CSV, XML, JSON, RDF a jiné s otevřenou specifikací). U definice strojově čitelných dat vycházíme ze znění zákona o svobodném přístupu k informacím (viz níže). Dále je třeba zajistit podmínky k užití těchto dat. Měli byste tedy zveřejnit úplný obsah databáze pro nejsnazší strojové zpracování dat. Formát i metadata by měly co nejvíce splňovat otevřené formální normy. Další informace najdete například zde.

Formou otevřených dat je třeba doložit výstupy projektu jako jsou analýzy, výzkumy, metodiky apod.

• 3 odst. 7 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím: „… formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury.“

Pracovní výkaz není nutné tisknout a podepisovat po měsících, ale stačí vždy za sledované monitorovací období. Výjimka platí u individuální dobrovolnické činnosti, pro kterou se výkaz tiskne a podepisuje měsíčně. U hromadného dobrovolnictví je nutný jeden výkaz na akci/událost/výpomoc.                                                                                                                                                                                                                                                                       

Za organizace občanské společnosti jsou ve smyslu programu Active Citizens Fund považovány instituce, nevládní organizace a neformální skupiny, které projevují zájmy a vůli občanů a vytvářejí prostor pro dialog mezi občany, státem a byznysem, a které nebyly založeny primárně za účelem zisku (např. vzdělávací instituce, nejrůznější spolky, profesní komory, sociální podniky atd.).

U definice veřejné instituce vycházíme ze stanoviska Ústavního soudu, který charakterizuje veřejné instituce dle těchto kritérií:

1. a) způsob vzniku (zániku) instituce (nevznikla-li instituce soukromoprávním úkonem, jedná se o instituci veřejnou),
2. b) hledisko osoby zřizovatele (je-li zřizovatelem instituce stát, jedná se o veřejnou  instituci),
3. c) subjekt vytvářející jednotlivé orgány instituce (pokud dochází k vytvoření orgánů instituce státem, jedná se o veřejnou instituci),
4. d) existence či neexistence státního dohledu nad činností instituce (pokud existuje státní dohled nad institucí, jedná se o veřejnou instituci) a 
5. e) veřejný nebo soukromý účel instituce (vznikla-li instituce za veřejným účelem, jedná se o veřejnou instituci); 

Prostřednictvím těchto kritérií je pak nutno zkoumanou instituci posuzovat a podle výsledku dojít k závěru o její veřejné či soukromé povaze.

Zapojení do aktivit projektu předpokládá alespoň minimální projev akvitity (aktivního vstupu nebo jednání konkrétní osoby / skupiny osob), který lze nějakým způsobem evidovat či zaznamenat. Např. se může jednat o účast na diskusi, workshopu, podpis petice, vyjádření k návrhu vyhlášky. Naopak adresáty emailu či letáčku (jako pasivní příjemce informace) nelze vnímat jako lidi aktivně zapojené do aktivit projektu (počty oslovených lidí lze ale případně vykázat v rámci komunikačních cílů projektu). Zapojení se dále liší mírou zapojení cílové skupiny na škále 2-5 (viz tabulka v Příručce pro žadatele).

Počet lidí zapojených do aktivit projektu je nutné doložit prostřednictvím “Zdrojů ověření”, viz Tabulka dopadů – uvedené zdroje lze rozšířit dle vlastního uvážení a s ohledem na povahu aktivit, kterými budete programový cíl naplňovat. Do programového cíle nemohou být započítáni zaměstnanci žadatele ani zaměstnanci jeho projektových partnerů (jedinou výjimkou jsou projekty podpořené základním grantem ve výsledku 5).

Vhodné zdroje ověření pro ukazatel V1.2 je spíše školení, vzdělávání nebo účast např. na kulatém stolu se zástupci samosprávy apod.. U těchto aktivit lze vyhodnotit stav před a po akci formou zpětné vazby atd.. Příspěvky na sociálních sítích mají často charakter spíše informativní a čtenář může často zůstat pasivní. V některých případech se u tohoto ukazatele dá uvažovat o započtení například reakcí na příspěvky na sociálních sítích (tzn. člověk si ho nejen přečte, což sleduje právě dosah příspěvku, ale jakkoliv na něj zareaguje – komentář, like, apod.). Primární cíl ukazatele je však spíše vzdělávací, takže ukazatel určitě nelze plnit pouze příspěvky na sociálních sítích.

Období způsobilosti nákladů je stanoveno v grantové smlouvě a je vymezeno obdobím realizace projektu, tj. oprávněné jsou náklady, které vzniknou v období mezi prvním a posledním dnem realizace projektu. Ve výjimečných případech jsou oprávněné náklady, na které byl účetní doklad vystaven v posledním měsíci realizace projektu, a byly uhrazeny do 30 dní od ukončení projektu.

Průměrný měsíční kurz ČNB je oficiální údaj, který zveřejňuje Česká národní banka na svých stránkách vždy zpětně k předchozímu měsíci. Najdete jej v sekci Kurzy devizového trhu – měsíční průměry. Kurz vždy uvádíte na desetinná místa podle ČNB (tj. max 3 des. místa).

Ano, kumulace pracovních úvazků je možná. Náklady na obě pozice je třeba vykazovat v souladu s názvem pozice uvedené v rozpočtu. Je třeba mít na mysli, že zaměstnanec nemůže v organizaci příjemce grantu a zároveň v organizaci partnera projektu pracovat na více než 1,2 úvazku, přičemž do tohoto úvazku se započítávají všechny pracovní úvazky (činnosti) zaměstnance v obou organizacích bez ohledu na zapojení do projektu.

Pokud nedojde ke změně celkové sumy v kapitole osobních nákladů, je změna v rozložení úvazků mezi plánované členy realizačního týmu změnou nepodstatnou. Avšak i takové změny doporučujeme předem konzultovat s programovým týmem, aby nedošlo k mylnému vyhodnocení povahy změny projektu.

Ano, přesuny mezi kapitolami jsou možné. Je třeba myslet také na to, že při přesunu z kapitoly Osobní náklady dojde ke snížení možného čerpání nepřímých nákladů projektu. 

Po konzultaci této změny s vaší koordinátorkou programu postupujte analogicky jako v případě změny rozpočtu dle Průvodce k vyúčtování (sekce 2. Změna rozpočtu). V případě změny názvu položky přidejte nový řádek, do kterého uvedete nový název položky. Původní položku vynulujte ve změnové části rozpočtu (případně lze částku ponížit na výši reálného čerpání) a zbývající částku na tuto novou položku přesuňte. 

Pro nákup zboží, služeb či subdodávek, které jsou součástí rozpočtu, platí povinnost provést průzkum trhu dle kapitoly 4. 4 Příručky pro příjemce. Kritéria pro výběr dodavatele služeb si vždy stanovuje příjemce grantu, zároveň je musíte evidovat a být schopni doložit. Cena tedy nemusí být tím jediným nebo zásadním kritériem, pokud jsou jiné aspekty spolupráce pro vás zásadnější. Samozřejmě je zapotřebí mít stále na paměti hospodárnost rozpočtu.

Bude-li se jednat prokazatelně o osobu, která je identifikována jako právoplatný člen realizačního týmu, nikoliv jako zajištění dodávky služby, průzkum trhu se nepožaduje.

U osob, které tvoří realizační tým (kapitola rozpočtu Služby), je povinné uzavření smluvního vztahu. Nemusí se jednat vždy jen o Mandátní smlouvu, je např. možná Smlouva o dílo nebo Smlouva o spolupráci. Při volbě typu smlouvy je třeba vždy zohlednit obsah plnění. Smlouva může být uzavřena na dobu délky realizace projektu, kdy bude v plnění specifikován max. celkový rozsah počtu hodin za projekt a sazba v Kč, nebo fixní měsíční počet hodin a sazba v Kč (dle parametrů vašeho rozpočtu).

Ano, tato možnost existuje. Jednalo by se o podstatnou změnu projektu. Jako příjemce jste oprávněni v průběhu realizace projektu změnit zdroje spolufinancování v porovnání s předpokládanými zdroji, které jste uvedli v žádosti o grant. Nový zdroj financování musí splňovat podmínky způsobilosti dle kapitoly 4.3 Příručky pro příjemce.

Zaměstnanec může dobrovolnickou činnost vykonávat nad rámec svého standartního úvazku. Tato činnost však musí být odlišná od sjednané pracovní činnosti na základě uzavřeného pracovního poměru (pracovní smlouva, DPČ, DPP). Současně zde také platí limit při souběhu zaměstnaneckého a dobrovolnického vztahu, který nesmí překročit 1,2 úvazku.

S danou osobou je třeba mít zvlášť uzavřený vztah pracovněprávní a na dobrovolnickou činnost. Ke každé činnosti bude samostatně veden příslušný typ výkazu práce/dobrovolnické činnosti. Ve vyúčtování budou obě položky vykazovány zvlášť. Zároveň platí, že přesčas u člena realizačního týmu nelze považovat za dobrovolnickou činnost. 

Povinnost pojištění se týká majetku, který byl pořízen v rámci realizovaného projektu (bez vlivu na to, zda byl hrazen z grantu nebo ze spolufinancování). Postačí, pokud příjemce/partner má uzavřenou smlouvu na pojištění na organizaci jako celek, která kryje pojistné události krádeže a požáru. Nepožadujeme nutnost uzavření pojistného vztahu na vybavení jen pro potřeby samostatného projektu. U projektů s délkou realizace do 12 měsíců včetně je pojištění vybavení pouze doporučeno.

Vybranou částku v dárcovské kampani příjemce doloží účetní soupiskou (sestavou) bez ohledu na typ kampaně a platformy, která byla použita. Ze soupisky musí být zřejmé datum zaúčtování (přijetí) výnosu (příjmu), výše částky a identifikace plátce (zdroje).

V případě, kdy se rozhodne příjemce využít portál, kde se hradí provize z vybrané částky, započítává se pro potřeby podpořeného projektu finanční částka, kterou obdrží příjemce na svůj bankovní účet. Ta je obvykle už ponížena o smluvní provizi.

Budete vyúčtovávat obě částky v jednom vyúčtování, tj. grant i výnos z kampaně (do výše matchingu), neboť obě dávají dohromady rozpočet projektu.

Dárcovské platformy mají svá specifika fungování a způsoby vyplácení částek z kampaně. Je nutné se předem seznámit s individuálními podmínkami provozovatele platformy a podle toho následně zvolit i vhodný postup účtování u příjemce.

Ano, my vám skutečně vybranou částku (vyšší než 1 000 eur) zdvojnásobíme a projekt můžete realizovat pouze částečně, bude-li to i v takovém případě dávat smysl. Bude pak záležet na vás, jaké náklady z celkového schváleného rozpočtu zrealizujete.

V případě základních grantů je na příjemci, zda chce grant vyplatit na účet vedený v eurech nebo českých korunách. 

Avšak akční granty jsou, vzhledem ke zjednodušenému vyúčtování, vypláceny prostřednictvím celé částky na korunový účet příjemce. Není tudíž možné grant zaslat na eurový účet.

Termíny monitorovacích zpráv (MZ), ke kterým se váže i sledované monitorovací období jsou uvedeny v článku 2, bodu 8 grantové smlouvy. Odevzdání průběžných monitorovacích zpráv se vztahuje k monitorovacímu období končícímu měsíc před termínem odevzdání. V případě závěrečných zpráv je to k datu konce realizace projektu.
Příkladem tak může být MZ s termínem odevzdání 30.4.. kdy projekt začal 1.10. předchozího roku. Sledované vykazované období je tedy od 1.10. do 31.3. a osobní náklady zahrnuté v tomto monitorovacím období budou tedy mzdy za říjen až únor, jelikož mzdy jsou vypláceny a účtovány zpětně.

Nepodstatnou změnu doporučujeme konzultovat před její realizací (zejména tehdy, pokud máte pochybnosti, zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou).

V případě, že neoznámíte tyto změny před jejich realizací, jste povinni o nich informovat a stručně popsat všechny schválené i neschválené nepodstatné změny v nejbližší monitorovací zprávě (průběžné či závěrečné) a doložit je souvisejícími přílohami/doklady.

Jde o nepodstatnou změnu projektu, kterou je příjemce povinen nahlásit neprodleně po uskutečnění změny, viz kapitola 5.2 Příručky pro příjemce. Nový účet je třeba doplnit do Grantysu v sekci Informace o žadateli, Bankovní účty. Starý účet nemažte, pouze přidejte nový. Poté informujte koordinátorku o změně a k emailu přidejte oficiální žádost o změnu účtu podepsanou statutárním zástupcem vaší organizace. Koordinátorka následně provede a zaznamená úpravu účtu v Grantysu.

Upravit jednotlivé aktivity lze. Podle povahy úpravy aktivity půjde buď o podstatnou či nepodstatnou změnu projektu, viz kapitola 5. Příručky pro příjemce. Každou změnu aktivity projektu konzultujte předem s vaší koordinátorkou, aby bylo možné vyhodnotit, o jakou změnu se jedná a podle toho dále postupovat.

V případě nepodstatné změny se zpravidla jedná o drobnou úpravu aktivit či změnu harmonogramu jednotlivých aktivit (nejedná se o zkrácení či prodloužení celkové doby realizace projektu), takováto změna výrazně neovlivní dosažení cílů projektu, týká se pouze dílčích úprav projektu a nedotkne se povinností uvedených v grantové smlouvě.

Konzultujte změnu s koordinátorkou. Postup je shodný jako při jakékoliv jiné podstatné/nepodstatné změně dle kapitoly 5. Příručky pro příjemce. Do vysvětlení popisu změny je žádoucí uvést okolnosti změny, tedy v tomto případě COVID-19, vliv změny na další projektové aktivity, milníky a cíle projektu.

Pravidla publicity na online akci se nijak neliší od prezenčních akcí. Pokud budete připravovat pozvánku na akci online, vztahují se na ní běžná pravidla popsaná v Grafickém manuálu.

Projekty podpořené částkou 150 000 eur a vyšší (tj. příjemci systémových grantů) musí mít vlastní samostatné webové stránky projektu (web, webová prezentace). Projekty podpořené nižší částkou musí mít vlastní webovou (pod)stránku, která může být součástí již existujícího webu podpořené organizace. V případech, kdy příjemce dosud nemá webové stránky, lze pro projekt zřídit samostatný profil projektu na sociálních sítích, který však musí zůstat dostupný i po skončení realizace projektu. Webová (pod)stránka/ web / profil projektu na sociálních sítích  musí obsahovat základní informace o projektu v češtině a v angličtině.

Na stránce/webu je povinné uvádět: 

→ údaje o projektu

→ informace o dění v projektu – jak postupuje a jaké přináší výsledky (postačí informace v češtině)

→ (je-li relevantní) údaje o spolupráci s organizacemi z dárcovských zemí

→ fotodokumentaci (je-li relevantní)

→ kontaktní údaje

→ loga programu Active Citizens Fund (resp. Fondů EHP a Norska) a loga konsorcia s příslušnými odkazem na webové stránky programu a povinné sdělení 

Profil projektu na sociálních sítích obsahuje:

→ údaje o projektu, kontakty, povinnou publicitu programu v českém i anglickém jazyce uveďte do části “informace”

→ úvodní foto musí souviset s projektem a obsahovat logo programu

→ při zveřejňování událostí používejte hashtag  #sodvahou

Umístění log se věnuje Grafický manuál programu, povinná sdělení jsou uvedena výše nebo v kapitole 7.2 Příručky. U informací v angličtině platí, že je nutné přeložit základní údaje o projektu a přidat větu o podpoře (ať už delší či kratší) v anglickém jazyce (najdete ji opět v Příručce pro příjemce v sekci 7.2). 

Termíny vytvoření samostatného webu souvisí s harmonogramem aktivit vašeho projektu a komunikačním plánem. Doporučujeme, aby web/webová (pod)stránka/profil projektu na sociálních sítích vznikly v 1. čtvrtině projektu, nejdéle do 6-ti měsíců od jeho zahájení. Do doby vytvoření webu, resp. po celou dobu projektu, uveďte informaci o projektu a jeho podpoře, vč. příslušných log na vašem webu /webu partnera projektu/ profilu na sociálních sítích a doplňte o vzájemné odkazy (prolinkujte).  Webové stránky je také třeba pravidelně aktualizovat. (viz Příručka pro příjemce, kapitola 7.1 Povinnosti příjemce v komunikaci.) 

Samostatný web projektu: na samostatném webu musí VŽDY být kromě povinných bodů v příručce (viz. níže) i logolink a delší verze věty k povinné publicitě – u podstránek stačí kratší verze věty ale vždy v češtině i angličtině a logolink. 

Projekty, které nemají vlastní web = na webu by měla být vytvořena podstránka, která bude obsahovat povinnou publicitu – tj. logolink a ideálně delší verzi věty o podpoře programem Active Citizens Fund. 

Projekty, které nemají vlastní web, ale z nějakého důvodu nemohou vytvořit podstránku (např. se jedná o webovou stránku redakce): příjemci mohou dát do patičky webu odkaz na “O nás”/”Podporují nás” nebo přímo odkaz na projekt, kde bude publicita uvedena – zde budou všechny údaje povinné pro webovou podstránku v češtině i angličtině, tzn. logolink a kratší verze věty publicity (info mohou případně dát do jakékoliv již existující sekce webu nebo aktuality). Ideální je mít u všech článků / aktualit, které projekt dodatečně zmiňují nebo jsou projektu financovány, krátkou větu v češtině a logolink. 

Pokud má web příjemce i sekci Partneři, kde jsou vyjmenování nebo uvedeni všichni partneři dané organizace, je nutné, aby se tam objevil i logolink programu Active Citizens Fund. 

U tiskových zpráv je povinný logolink (tj. logo programu Active Citizens Fund + loga Nadace OSF, VDV a Skautského institutu) a informační věta o podpoře („Projekt podpořil/a Nadace OSF / Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Cílem programu je dále inspirace k aktivnímu občanství a pomoc znevýhodněným skupinám. Program Active Citizens Fund vstoupil do České republiky v září roku 2019 s cílem podpořit neziskové organizace nehledě na jejich velikost a zkušenosti. V České republice jej spravuje konsorcium, které tvoří Nadace OSF, Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové a Skautský institut. Program je realizován v rámci Fondů EHP a Norska 2014–2021. Prostřednictvím Fondů EHP a Norska přispívají státy Island, Lichtenštejnsko a Norsko ke snižování ekonomických a sociálních rozdílů v Evropském hospodářském prostoru (EHP) a k posilování spolupráce s 15 evropskými státy. Důležitým posláním programu je také spolupráce mezi Českou republikou a dárcovskými státy. Jde o spolupráci mezi českými neziskovými organizacemi a organizacemi z Islandu, Lichtenštejnska a Norska.“)

Je možné použít i krátkou větu o podpoře („Projekt podpořil/a Nadace OSF / Výbor dobré vůle – Nadace Olgy Havlové v rámci programu Active Citizens Fund, jehož cílem je podpora občanské společnosti a posílení kapacit neziskových organizací. Program je financován z Fondů EHP a Norska.“). Rovněž je možné pracovat se vzorem tiskové zprávy, který jsme pro příjemce grantů případ vytvořili.

Webová stránka projektu může mít stejnou doménu jako stránka organizace, pod podmínkou, že byla přeprogramována tak, aby prezentovala primárně podpořený projekt. Jinými slovy, pokud provedete přeprogramování a  grafickou změnu stránky ve prospěch prezentace projektu – pak web projektu můžete hostovat na doméně Vaší organizace. V jiném případě musí mít projekt vlastní doménu i web. 

Motto S odvahou // textově či v rozšířeném logolinku // je možné použít pouze v souvislosti s podpořeným projektem a jeho propagací. Mělo by být zřejmé, že motto je propojené s podpořeným projektem a podporou Active Citizens Fund. Prosíme nepoužívejte motto/logolink pro další projekty, jejich názvy, názvy konferencí nebo svých dalších aktivit, ani pro prezentaci výstupů z dalších projektů. Výjimku tvoří #sodvahou, který je možné pro další vaše projekty použít na sociálních sítích. Použitím #sodvahou nám pomůžete v trasovat Vaše další aktivity a výsledky projektů, o kterých budeme na našich sítích rádi informovat. #sodvahou je možné používat i po skončení programu. 

Pokud Váš projekt pokračuje i po skončení podpory programu Active Citizens Fund a jeho cíle se i nadále shodují s cíli programu Active Citizens Fund, je možné motto S odvahou a jeho variace používat nadále. 

Slogan u rozšířeného logolinku je možné variovat, ale podléhá schválení PR manažerkou z Nadace OSF. Pokud musíte pro grafické materiály nebo web logolink rozdělit, je to možné, ale logo Active Citizens Fund a loga konsorcia by měla být vždy přidružena. Zároveň by mělo být jasné, že motto a slogan jsou spojeny nejen s projektem, ale i programem Active Citizens Fund. 

Velikost logolinku, loga příjemce a jeho partnerů

Logo Active Citizens Fund by mělo musí být vždy větší než logo ostatních partnerů. Práce s logem je více popsána v Grafickém manuálu, nicméně platí, že standardní velikost základního logolinku je následující: 

Šířka logolinku

pro velikost A3 – 200–220 mm
pro velikost A4 – 165–185 mm
pro velikost A5 (a DL – 210 x 105) – 120 – 135 mm
nejmenší rozměr logolinku je 100 mm

Každý příjemce tuto povinnost nemá, bude-li však vyzván programovým týmem k doložení promo materiálů, například krátkého videa, blogu, článku, či rozhovoru, je zodpovědností příjemce tyto podklady dodat. Termín dodání je na domluvě mezi příjemcem a koordinátorkou programu Active Citizens Fund. 

V povinné publicitě programu není možné použít jakoukoli zkraktu. Vždy je nutné uvést celý název programu.

Na letácích a posterech musí být vždy přiznána publicita programu Active Citizens Fund. Je povinné uvádět logolink.

V případě, že je akce podpořena i jiným donorem, je třeba dodržet pravidla publicity stanovené programem Active Citizens Fund. Velikost loga dalšího donora musí být menší než velikost loga programu a musí odpovídat velikosti log organizací v konsorciu programu.